Vervolg debiteuren beheer
Slecht betalende klanten zijn een grote bron van zorg voor ondernemers. Het kan voorkomen dat u een product of dienst op tijd levert, maar dat een debiteur de factuur te laat, of niet betaalt. De schade die bedrijven lijden door slecht betalende klanten en lange betalingstermijnen wordt vaak onderschat. Een goed debiteurenbeleid is belangrijk en kan de schade aanzienlijk beperken, hoewel het nooit een garantie is tegen wanbetalers.
Algemene voorwaarden
Het is handig om een standaarddocument met algemene leverings- en betalingsvoorwaarden op te stellen. Hierin staat op welke voorwaarden u een product of dienst levert aan een klant. Daarnaast worden hierin de incassobedingen en betalingstermijnen vermeld. Algemene voorwaarden kunnen preventief werken om moeilijkheden in een later stadium te voorkomen. U moet ze wel vooraf aan de klant kenbaar maken.
Rente bij betalingsachterstand
Als uw debiteur niet op tijd betaalt, kunt u rente in rekening brengen. Hoewel het niet noodzakelijk is, kunt u deze boeterente standaard in uw algemene voorwaarden op te nemen, zodat u er bij problemen naar kunt verwijzen.
Deurwaarder of incassobureau inschakelen
Als een debiteur niet of onvoldoende reageert op uw aanmaningen, kunt u een incassobureau of deurwaarder inschakelen.
Tips om te zorgen dat uw klanten betalen
- Maak vooraf duidelijke afspraken over levering en betaling. Dit kan door algemene voorwaarden
- Bel uw klant eenmaal op. Zo kunt u achterhalen wat de reden van het niet betalen is.
- Maak voor uzelf helder wanneer u herinneringen en aanmaningen verstuurt. Wijk niet van deze termijn af.
- Gebruik een standaardherinnering en standaardaanmaning.
- Zet boven uw brief niet ´eerste herinnering´; dan verwacht men een tweede herinnering.
- Spreek binnen uw bedrijf af wie betalingsafspraken of betalingsregelingen met de klant mag maken.
- Bevestig de betalingsafspraken schriftelijk.
- Als de afspraken niet worden nagekomen, schakel dan direct een incassobureau of deurwaarder in.
- Zorg voor inzicht in het betalingsgedrag van uw klanten, een rapportagesysteem is onmisbaar.
Uitbesteden van debiteurenbeheer
U kunt uw debiteurenbeheer ook uitbesteden. Bij factoring draagt u uw gehele debiteurenbestand over aan een bank of aan een factormaatschappij (factor). Deze factor neemt het risico dat uw debiteur niet betaalt van u over. U krijgt uw geld in principe van de factor op de vervaldag van uw facturen, ook als hij nog niet is betaald. Een factormaatschappij slaagt er vaak in facturen eerder geïnd te krijgen. Uiteraard betaalt u de factormaatschappij wel een vergoeding.
